Образец письма об отсутствии предложений. Распоряжение образец
Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).
Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма:
- Оперативность ответа.
В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером. Во-вторых, несвоевременный ответ зачастую приводит к более серьезным последствиям: срыву поставок, нарушению договорных условий и др.
- Правильное оформление.
Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.).
- Точность формулировок.
Письмо-ответ является композиционно и тематически зависимым документом по отношению к запросу, непосредственно в ответ на который оно составляется. То есть, в ответе должны содержаться те же термины, формулировки, совпадать основные смысловые аспекты и сохраняться последовательность изложения. Также в обязательном порядке должна быть ссылка на первичный документ. Однако не стоит забывать и о грамотности изложения. Если вдруг в инициативном документе содержатся грамматические и пунктуационные ошибки, переносить их в текст ответа не следует.
Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение. В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки. К примеру: «В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.». Далее же следует изложение сведений, которые запрашивались у вас.
Что касается отрицательного ответа, такое письмо строится следующим образом:
- содержание запроса (можно выразить благодарность за обращение в вашу компанию);
- причины отказа предоставления данных или удовлетворения другой просьбы;
- констатация отклонения предложения либо отказа.
При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».
В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.
Классификация деловых бумаг
В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.
Все деловые письма делятся на две категории:
- Те, что требуют обязательного ответа.
- Те, на которые не нужна такая реакция.
Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.
Подтверждение заявки
Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.
Переписка с физическими лицами
Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.
Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:
- Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
- Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
- Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
- Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер...», «В ответ на Ваш запрос...» или же «Сообщаем Вам...».
Строго официально
Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.
С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.
К локальной управленческой документации относят распоряжения. Они действуют строго внутри одного предприятия или организации и распространены как в коммерческом секторе, так и в бюджетных учреждениях.
Нередко руководители отдают распоряжения в устной форме. Такое решение отрицательно сказывается на работе фирмы, так как наемные сотрудники могут просто проигнорировать указы начальства, не оформленные должным образом. Привлечь к дисциплинарному взысканию за это невозможно.
Кто может писать распоряжения?
Приказы могут издавать только руководители предприятия или иные лица, наделенные соответствующими полномочиями (например, представители, действующие по доверенности). Написание распоряжений находится также в компетенции глав структурных подразделений:
- Начальников филиалов.
- Руководителей отделов.
При этом распоряжение может распространяться только на сотрудников, находящихся в непосредственном подчинении у лица, издавшего соответствующий документ. Чаще всего дополнительного согласования с дирекцией предприятия не требуется. Правильно написанное распоряжение должно включать обоснование (например, указывают норму закона, в связи с которым возникла необходимость составить новый документ).
Как написать распоряжение?
Сейчас единого унифицированного стандарта в написании распоряжений не существует. Организации обладают полным правом составлять их в произвольном виде. Для упрощения документооборота внутри компании распоряжение оформляют с учетом определенных правил:
- Вписывают дату издания.
- Присваивают номер.
- Указывают наименование организации.
- Вносят обоснование издания.
- Указывают сотрудника, в отношении которого выходит документ (или целый отдел).
- Устанавливают задачи и сроки выполнения.
- Указывают сотрудника, ответственного за контроль выполнения распоряжения.
Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, например или , то их отмечают в тексте распоряжения отдельным пунктом.
Важно : документация должна быть в обязательном порядке подписана лицом, от имени которого она издалась. После написания необходимо внести соответствующую правку в журнале учета внутреннего документооборота компании.
Бланк распоряжения
В Интернете много готовых форм для внутренней документации. Например, есть , о приеме на работу или об увольнении. Естественно, получится найти и типовые бланки распоряжений. Для удобства мы такой бланк уже подготовили.
Образец распоряжения
При возникновении трудностей с заполнением бланка рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Естественно, всю информацию следует адаптировать к каждому конкретному случаю.
4.88/5 (8)
Образцы писем-ответов
ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:
СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:
Как правильно составить документ
Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:
- Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
- В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
- В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
- Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».
Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:
- При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
- При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.
Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.
Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.
Исключения составляют случаи:
- Болезнь сотрудника;
- Отпуск;
- Увольнение;
- Командировка;
- Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.
В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.
Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.
Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.
Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию.
Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности
На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.
Они делятся на две группы:
- Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
- Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.
Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.
Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.
В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.
Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.
Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?
Как оформить письмо-ответ правильно
Форма ответа может быть:
- В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
- В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.
Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).
В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.
В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.
В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.
Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.
Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.
Как отправить документ получателю
Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:
- почта;
- курьер;
- факс;
- электронная почта;
- вручение лично.
Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ - тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений. Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.
Обязательные пункты составляющие письмо-ответ
:- Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
- Собственные данные автора, контактные телефоны;
- Номер, дата и титл повествования;
- Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
- Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
- Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
- Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.
